Finn svaret på siden
Avklar første leveranse
Lag en oppstartsoversikt med juridisk foretak, bank, regnskapsperiode, tidligere regnskapsfører, ansatte, driftssteder og systemeiere. Skill eksisterende aktivitet fra planlagt aktivitet; en mulig fremtidig riggkontrakt trenger ikke full systemimplementering nå.
| Første uke | Konkret resultat |
|---|---|
| Kartlegg inntektsmodell | Ett eksempel fra leveranse til betaling |
| Definer dimensjoner | Godkjent liste over sted, prosjekt og ressurs |
| Avtal ansvar | Navngitt eier for bilag, timer, lager og bank |
| Avklar overtakelse | Saldoliste, åpne poster og dokumentarkiv |
| Velg pilotperiode | En periode med tilgjengelig kontrollgrunnlag |
Eksempel: et nytt foretak har ett uttak og en egen serviceavdeling. Behold felles foretak, men skill aktivitetene i avtalte dimensjoner. Ikke opprett to regnskaper bare fordi driften har to inntektsmodeller. Eventuelle juridiske eller skattemessige valg krever egne vurderinger.
Prøv første levering og betaling
Ta én leverandørfaktura, én kundeleveranse og én bankbetaling gjennom flyten. Kontroller at dokumentasjon og dimensjoner kan gjenfinnes i rapporten. Dersom det trengs manuelle mellomsteg, beskriv hvem som gjør dem og når.
Avtal hvem som registrerer, godkjenner og følger opp bilag og fakturaer i den første perioden. Gi tilgang gjennom personlige brukere med nødvendige roller, ikke ved å dele en administrators passord.
Oppstarten er ferdig når ansvaret er forstått og første periode kan kontrolleres, ikke når alle har fått en innlogging.
Velg overgang etter hva som faktisk skal skiftes
| Endringen | Behold det som fungerer | Kontroller særskilt |
|---|---|---|
| Ny regnskapsfører, samme system | Eksisterende bilag og referanser | Tilganger, åpne saker og siste avstemte periode |
| Nytt økonomisystem | Vekt, prosjekt og timer hvis flyten fungerer | Inngående saldi, dokumentkoblinger og alle importretninger |
| Nytt foretak | Relevante rutiner og godkjennere | Riktig juridisk motpart på faktura og bank |
| Opprydding i gammelt etterslep | Godkjente perioder og originalbilag | Hvilke poster som er rettet, og hva som fortsatt er uavklart |
Et regnskapsførerbytte trenger altså ikke være et systembytte. Hvis den største feilen er manglende kundereferanse på vektbilletten, følger problemet med til et nytt program. Løs årsaken i arbeidsflyten før den gamle rutinen kopieres.
Eksempel på en overtakelse ved månedsskiftet
Et pukkverk vil ha ny regnskapsfører fra neste måned. Siste bankavstemming er ferdig, men 35 vektbilletter er ikke fakturert, og to leverandørfakturaer mangler attestasjon. En god overtakelse viser både saldobalansen og disse åpne sakene.
- Tidligere og ny ansvarlig bekrefter hvilken periode som er ferdig, og hva som eventuelt gjenstår der.
- Vektbilletter, leverandøravvik og åpne kundeposter får hver sin liste med referanse, beløp eller mengde og ansvarlig.
- Det avtales hvem som fakturerer de 35 leveransene. De skal ikke inngå i både en siste gammel og første ny kjøring.
- Ny ansvarlig prøver å finne originalbilag fra et utvalg åpne poster, også fra perioder før overtakelsen.
- Første nye måned lukkes med en bro fra overtatt saldo til periodens slutt. Differanser skilles fra nye driftsavvik.
Det viktige er ikke en bestemt kalenderdato, men at hver transaksjon og oppgave har én ansvarlig. Et prosjekt som løper gjennom overgangen beholder sin identitet, kontrakt og tidligere fakturering.
Avklar dette i første samtale
Hvem registrerer produksjon og timer? Hvem godkjenner innkjøp? Skal dere selv sende fakturaer og følge opp kunder? Trenger ledelsen tall per uttak, maskin, prosjekt eller kombinasjoner av disse? Svarene avgjør hvilke rutiner og systemtilganger som må være på plass.
Be også om at opprydding og løpende arbeid skilles i tilbudet. Da blir det synlig om etterslepet krever en engangsleveranse, fremfor at en usikker mengde opprydding skjules i et månedlig oppdrag.
Vil dere ha hjelp med overgangen? Ta kontakt med Dalor.