Finn svaret på siden
Fra kjøp til bokføringsgrunnlag
Et illustrativt verkstedbilag på 60 000 kroner gjelder to maskiner: dokumentert arbeid på maskin A er 40 000 kroner og maskin B 20 000 kroner. Fordelingen bør følge arbeidsbeskrivelsen. En automatisk deling på 50/50 vil feilbelaste begge maskinene.
| Trinn | Kontroll |
|---|---|
| Bestilling | Riktig leverandør, leveranse og fullmakt |
| Mottak | Vare eller tjeneste faktisk mottatt |
| Dimensjonering | Uttak, maskin, prosjekt og periode |
| Prisavstemming | Bestilling, tillegg og faktura samsvarer |
| Godkjenning | Rett person bekrefter riktig del |
For felles strøm, verksted eller administrasjon brukes en dokumentert fordelingsnøkkel når direkte registrering ikke er mulig. Nøkkelen må beskrive faktisk ressursbruk godt nok og være stabil gjennom sammenligningen. Vurder den på nytt ved større driftsendringer.
Ikke la uavklarte bilag forsvinne
Del avvikskøen i manglende mottak, feil fakturamottaker, manglende prosjekt og kommersiell uenighet. Sett eier og neste handling. Et uavklart bilag kan fortsatt representere en kostnad som må vurderes ved månedsslutt; manglende godkjenning opphever ikke at arbeid er utført.
Kontroller nye leverandører og endrede bankopplysninger utenfor selve fakturaen. Behold kontrollsporet, særlig der en e-post ber om hastebetaling til ny konto.
Avstem åpne bestillinger og mottatt, ikke fakturert arbeid mot prosjektoversikten. Unngå at hele bestillingen ligger igjen som restkostnad etter at fakturaen er registrert.