Finn svaret på siden
Bruk en avstemt periodepakke
| Grunnlag | Hva må bekreftes? |
|---|---|
| Timer og skift | Periode, aktivitet og riktig ansatt |
| Tillegg | Avtalt grunnlag og dokumentert hendelse |
| Fravær | Riktig type og godkjent registrering |
| Reise | Formål, strekning eller opphold og dato |
| Utlegg | Bilag, betaler og eventuell viderefakturering |
| Endringer | Hva ble korrigert etter forrige kjøring? |
Et illustrativt eksempel: en medarbeider har 160 registrerte arbeidstimer, hvorav 12 ikke er fakturerbare fordi de gjelder intern opplæring. Prosjektfakturaen kan bygge på 148 timer, mens lønnsvurderingen fortsatt tar utgangspunkt i hele den relevante arbeidstiden. Behold koblingen uten å tvinge likt antall.
Avklar før avviket blir en hastesak
Sett en innleveringsdato, en godkjenningsdato og en håndtering for etterregistrering. Kontroller at samme utlegg ikke er registrert både på firmakort og som privat utlegg. Ved delte kostnader må kunden eller prosjektet få riktig andel, men lønnsdokumentasjonen må fortsatt være samlet.
Bruk ikke én generell reiseregel for alle oppdrag. Arbeidssted, avtale, reisetype og gjeldende skatte- og arbeidsregler kan gi ulike vurderinger. Unngå å bygge et automatisk tillegg på et fritekstord som «offshore» uten at grunnlaget er avklart av kompetent ansvarlig.
Begrens tilgang til personalopplysninger. Prosjektleder trenger kostnads- og kapasitetsgrunnlag, men ikke nødvendigvis alle lønnsdetaljene.
Følg ett avvik gjennom både lønn og fakturering
Eksempel: en medarbeider har lagt ut 2 400 kroner på en prosjektreise. Kunden godkjenner 1 800 kroner til viderefakturering etter avtalen.
Det private utlegget må dokumenteres og vurderes korrekt for medarbeideren. Kundens aksept på 1 800 kroner betyr ikke at bilaget kan endres til samme beløp. Differansen på 600 kroner blir synlig som en kostnad i prosjektet dersom virksomheten skal dekke den. Vurderingen av refusjon, eventuell lønnsbehandling og avgifter må følge det faktiske bilaget og situasjonen.
| Kontrollspor | Hva beholdes? |
|---|---|
| Ansattens krav | Opprinnelig bilag, formål, dato og betaler |
| Intern godkjenning | Hva virksomheten dekker og hvem som godkjente |
| Kundens grunnlag | Godkjent beløp og avtalehenvisning |
| Prosjektøkonomi | Kostnad og fakturert beløp som separate linjer |
Korreksjoner etter at lønn er kjørt
Behold den opprinnelige registreringen og dokumenter endringen. Angi hvilken ansatt, periode og hendelse den gjelder, hvem som har godkjent og hvor korrigeringen skal utføres. En justering i prosjektets timer retter ikke automatisk lønnskjøringen, og en lønnskorreksjon endrer ikke nødvendigvis kundens faktura.
Sett en avviksliste med status mottatt, under avklaring, godkjent og behandlet. Steng saken først når endringen er kontrollert i den berørte løsningen. Ved import mellom timer, lønn og økonomi må det være klart om systemet sender en differanse eller hele den korrigerte perioden.
Avklar datatilgangen før flere kobles på
Lønnsansvarlig trenger person- og lønnsgrunnlag. En prosjektleder kan ofte bruke sum kostnad, timer og aktivitet uten å se individuelle trekk eller andre personaldetaljer. Gi godkjenneren nok informasjon til oppgaven uten å gjøre lønnsarkivet til et generelt prosjektvedlegg.
Når en vikar overtar godkjenning, skal det skje med egen tilgang og dokumentert rolle. Det gir et kontrollspor også ved ferie og sykdom, uten at faste passord må deles.
Før en ny jobb bekreftes, bruk bemanningsplanen. Den viser ressursbehovet før timer og utlegg skal inn til lønn.