Finn svaret på siden
Planlegg det som må leveres
Begynn med avtalte leveranser og oppgaver, ikke en liste med navn. Hvilke timer trengs i produksjon, vedlikehold, mobilisering og avslutning? Hvilken ferdighet krever hver oppgave, og hvilke aktiviteter må skje samtidig?
Sett opp én linje per jobb og uke. Ta også med reise, klargjøring, opplæring og returer. Dette binder kapasitet selv når kontrakten ikke gir betaling for timene. Flytt derfor ikke hele bemanningen til neste jobb samme dag som siste fakturerbare produksjon.
Sammenlign behov og tilgjengelighet
Eksempel for én planuke: seks medarbeidere har hver 35 planlagte timer til disposisjon for oppdragene. Ferie, fravær og andre oppgaver er allerede trukket ut.
| Oppgaver | Timer |
|---|---|
| Løpende produksjon | 120 |
| Planlagt servicejobb | 80 |
| Mobilisering og avslutning | 30 |
| Samlet behov | 230 |
| Tilgjengelig kapasitet, 6 × 35 | 210 |
| Udekket behov | 20 |
De 20 timene kan ikke fordeles før ferdighetene er kontrollert. Hvis bare to av medarbeiderne kan gjøre oppgaven som står igjen, hjelper det lite at andre har ledig tid. Bruk en enkel oversikt over oppgave, nødvendig kompetanse, tilgjengelig person og reserve.
Velg tiltak som passer varigheten
| Tiltak | Når det kan passe | Hva må avklares? |
|---|---|---|
| Flytte arbeid til en annen uke | Leveringsplanen gir rom | Ny dato og følgene for kundens godkjenning |
| Endre rekkefølge mellom jobber | Ressursen kan deles uten å stoppe leveranser | Reise, oppstart og dobbelt klargjøring |
| Kjøpe en avgrenset tjeneste | Et tydelig arbeid kan leveres separat | Resultat, ansvar, pris og mottak |
| Hente inn ekstra bemanning | Behovet er midlertidig og riktig kompetanse finnes | Tilgjengelighet, opplæring og lovlig avtaleform |
| Øke fast bemanning | Dokumentert behov går igjen over tid | Oppdragsgrunnlag, kostnader og kapasitet i rolige perioder |
Arbeidstid, hvile, kvalifikasjoner og avtaleform setter rammene for planen. De kontrolleres før oppdraget bekreftes. En bemanningsmangel blir ikke løst ved å legge uavklarte ekstratimer inn som ledig kapasitet.
Regn på mer enn timeprisen
En ekstern time kan koste mer enn egen arbeidstime, men unngå forsinkelse på en lønnsom jobb. Ta med transport, oppstart, opplæring, venting, arbeidsledelse og retur i sammenligningen. Vurder hva som skjer med den andre jobben dersom egne folk flyttes.
Anta at de 20 udekkede timene kan kjøpes som en ferdig avtalt tjeneste for 18 000 kroner, inkludert oppstart. Da øker jobbens forventede kostnad med 18 000. Den kostnaden må inn i tilbud eller prognose. Den skal ikke forsvinne fordi fakturaen først kommer etter at arbeidet er utført.
Kontantplanen trenger dessuten leverandørens betalingsdato og kundens forventede betaling. Et positivt prosjektbidrag finansierer ikke en lønnskjøring før kundeoppgjøret kommer.
Gjør planen robust når noen er borte
Utpek reserve for registrering av timer, bestilling av ressurser og godkjenning av grunnlag. La reserven prøve oppgaven med egen tilgang før ferie eller jobbskifte. Det er ikke nok at alle vet hvem de kan ringe dersom personen er utilgjengelig.
Ved ukentlig gjennomgang oppdateres gjenstående arbeid og tilgjengelighet. Ta frem den samme listen når en kunde spør om en ekstra jobb. Da kan svaret bygge på kapasitet og avtalt levering, fremfor at den nye ordren skyver et gammelt problem videre.