Finn svaret på siden
Et eksempel med 120 tonn i avvik
Et pukkverk følger tørr masse i tonn. Tallene under er et illustrativt månedsgrunnlag, ikke bransjenormer.
| Bevegelse | Tonn | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Lager ved start | 2 400 | Godkjent forrige telling |
| Ferdig produksjon | 8 000 | Produksjonslogg |
| Utlevering | −7 600 | Vektbilletter |
| Beregnet sluttlager | 2 800 | 2 400 + 8 000 − 7 600 |
| Målt sluttlager | 2 680 | Oppmåling med metode |
| Uforklart differanse | −120 | Utredes før godkjenning |
De 120 tonnene kan skyldes måleusikkerhet, feil fraksjon, uregistrert internforbruk eller feil periodesnitt. De er ikke automatisk svinn. En fysisk volumoppmåling omregnet til tonn må ha dokumentert tetthet og fuktforutsetning; ellers sammenlignes ulike størrelser.
Undersøk i riktig rekkefølge
- Kontroller siste vektbillett før og første etter månedsskiftet. En lastebil må ikke være med i både telling og utlevering.
- Finn omklassifiseringer mellom fraksjoner. Et minus i én haug kan ha et tilsvarende pluss i en annen.
- Skill retur, intern kjøring og kundeleveranse. En intern flytting er ikke nytt salg.
- Sammenhold målemetoden med forrige periode. Dokumenter endret tetthet, ikke overskriv den historiske beregningen.
Lag et avviksnotat med mengde, mulig årsak, beløpseksponering og ansvarlig. Hvis årsaken ikke er avklart ved avslutning, vis usikkerheten separat fremfor å fordele den skjult på kundene. Behold både opprinnelig og korrigert grunnlag.
Følg vektbilletter, retur og internforbruk
Fortsett med det samme illustrasjonsgrunnlaget. Utleveringen på 7 600 tonn viser seg å bestå av 7 620 tonn sendt til kunder og 20 tonn dokumentert retur. Returen er mottatt før lagerets skjæringstidspunkt.
Kontrollen av produksjon og interne bevegelser finner også en dobbeltregistrering på 80 tonn og 40 tonn som er brukt på eget område uten å være ført som forbruk.
| Referanse i kontrollgrunnlaget | Hendelse | Virkning på samlet lager |
|---|---|---|
| V-serie, kundeleveranser | 7 620 tonn kjørt ut | −7 620 t |
| R-01, knyttet til opprinnelig levering | 20 tonn faktisk mottatt i retur | +20 t |
| F-01, fra haug A til haug B | 100 tonn intern flytting | 0 t samlet |
| P-08, korrigering i produksjonsloggen | 80 tonn var registrert to ganger | −80 t mot tidligere beregning |
| E-01, bekreftet eget forbruk | 40 tonn brukt på eget område | −40 t |
Tabellen er en sammenstilling; hver serie må kunne åpnes til de enkelte billettene eller godkjenningene. F-01 reduserer haug A og øker haug B med samme mengde. Dersom bare avgangen ble registrert, vil en samlet lagerkontroll og en kontroll per haug gi ulike feilbilder.
Netto kundeleveranse er fortsatt 7 620 − 20 = 7 600 tonn. Den korrekte ferdigproduksjonen blir 8 000 − 80 = 7 920 tonn. Etter eget forbruk er avstemt sluttlager:
2 400 + 7 920 − 7 600 − 40 = 2 680 tonn.
Avviket på 120 tonn er dermed forklart av 80 tonn dobbeltført produksjon og 40 tonn eget forbruk. Returen og den interne flyttingen er nødvendige kontrollpunkter, men forklarer ikke ytterligere 120 tonn. De skal ikke legges til en gang til for å få regnestykket til å passe.
Returen må også få riktig økonomisk oppfølging
Fysisk retur og kreditnota er to hendelser med hver sin dato og godkjenning. En retur kan være mottatt på lager mens prisavslaget fortsatt er uavklart. Registrer mottatt mengde, kvalitet og koblingen til original levering, og følg kundens oppgjør i en egen sak.
Et rent prisavslag uten fysisk retur gir derimot ingen tonn tilbake. Vekt til faktura og reklamasjonsguiden viser hvordan disse tilfellene skilles.
Fra avstemt mengde til lagerverdi
Anta for sammenligningens skyld en uendret beregnet kostnad på 120 kroner per tonn. Da gir 2 800 tonn en verdi på 336 000 kroner, mens 2 680 tonn gir 321 600 kroner. Differansen er 14 400 kroner.
Dette regnestykket viser mengdeeffekten ved samme kostnad, ikke en ferdig bokføring. Dobbeltregistrert produksjon og eget forbruk har forskjellige årsaker og dokumentasjonsbehov. Kontroller om feilene også finnes i kostnadsgrunnlaget. Regnskapsfører må dessuten vurdere kvalitet, salgbarhet og hvilke kostnader som inngår i verdien.
Lås derfor to beslutninger separat: drift bekrefter den avstemte mengden og bevegelsene; økonomi dokumenterer kostnadsgrunnlag og verdsettelse. Da kan et senere pris- eller kvalitetsavvik behandles uten å endre de forklarte tonnene.