Finn svaret på siden
Bygg fakturagrunnlaget per levering
Et eksempel: kunde A henter tre lass på 26, 27 og 25 tonn. Avtalt produktpris er 140 kroner per tonn eksklusive avgifter og transport. Mengdegrunnlaget blir 78 tonn og produktbeløpet 10 920 kroner. Transport skal bare legges til dersom avtalen inkluderer den leveransen.
| Hendelse | Kontroll | Behandling i grunnlaget |
|---|---|---|
| Ordinært lass | Gyldig ordre og produkt | Én fakturalinje eller dokumentert samling |
| Intern flytting | Ikke kundeleveranse | Ekskluderes fra kundesalg |
| Retur | Referanse til opprinnelig lass | Egen negativ bevegelse |
| Korrigert tara | Ny versjon godkjent | Differanse, ikke dobbelt lass |
Hvis kundens ordre krever prosjektnummer, bør et manglende nummer stoppe fakturering, ikke produksjonsmålingen. Opprett en synlig kø for ufullstendige leveranser. Driften kan avklare ordren mens økonomi beholder totaloversikten over utlevert, ikke fakturert mengde.
Lås og korriger uten å miste historikken
Før fakturakjøring sammenlignes antall billetter og sum tonn i vektsystemet med importen. Kontroller også dubletter på kombinasjonen uttak og billettnummer; et nummer alene kan være gjenbrukt ved et annet anlegg. Etter fakturering skal en endring ha referanse til både opprinnelig billett og faktura.
Følg utestående leveranser i tre køer
Skill det som kan faktureres nå fra det som krever en faktisk beslutning. En liste med «ikke fakturert» blir fort en blanding av helt ulike problemer.
| Kø | Eksempel | Hvem kan løse den? |
|---|---|---|
| Manglende data | Kundeordre eller leveringssted mangler | Ordreansvarlig sammen med kunden |
| Uavklart vilkår | Gammel og ny prisavtale overlapper | Salgs- eller kontraktsansvarlig |
| Teknisk eller fysisk avvik | Korrigert tara eller feil produkt | Drift bekrefter kilden, teknisk ansvarlig retter overføringen |
Vis antall billetter, tonn og eldste dato i hver kø. Prioriter poster som nærmer seg kundens fakturaskjæring eller har stor verdi. Beløp på ikke-godkjente poster bør merkes som beregnet, slik at en foreløpig pris ikke blir oppfattet som et sikkert krav.
Et eksempel på prisdato som ikke følger importdato
I eksemplet med 78 tonn er prisen 140 kroner per tonn. Anta at ny pris på 145 kroner gjelder for senere leveranser, men at de gamle billettene først importeres etter prisendringen. De 78 tonnene skal bruke vilkåret som gjelder den konkrete leveransen, ikke automatisk systemets siste pris.
Hvis hele partiet feilaktig får 145 kroner, blir avviket 390 kroner. En slik feil kan gjenta seg på mange kunder uten at kontrollen av tonn oppdager den. Kontroller derfor avtaleversjon og prisdato i tillegg til mengden.
En avslutning før hver fakturakjøring
Avstem mottatte billetter mot godkjent grunnlag, avviste poster, interne bevegelser og allerede fakturerte leveranser. Alle kildeposter skal ha en forklarbar status. Etter kjøring lagres fakturareferansen tilbake i kontrollgrunnlaget.
Ved kundens delbetaling eller reklamasjon følger saken videre med samme leveransereferanse. Bank og oppgjør viser hvordan kundens restsaldo beholdes uten å lage et nytt salg.
Har kunden mengderabatt eller egen fraktavtale, må det fremgå om rabatten gjelder hele volumet eller bare mengden over en grense. Prisavtaler for pukk og mineralprodukter viser forskjellen med konkrete beløp.