Finn svaret på siden
Les avvisningen før fakturaen sendes på nytt
«Avvist» kan bety at filen ikke ble lest, at kunden ikke fant riktig bestilling, eller at prosjektleder bestrider arbeidet. Å sende samme faktura én gang til løser bare problemet dersom årsaken faktisk er rettet.
| Det som stopper fakturaen | Typisk grunnlag som må kontrolleres | Hvem kan avklare? |
|---|---|---|
| Teknisk mottak | Format, fakturamottaker og tilbakemelding fra mottakssystemet | System- eller fakturaansvarlig |
| Kundens ruting | Bestillingsnummer, arbeidsordre, prosjekt og kontaktperson | Kundens innkjøp eller bestiller |
| Kommersiell aksept | Timer, dagrate, endring og avtalt leveranse | Kontraktsansvarlig og kundens godkjenner |
| Betalingsstatus | Godkjent faktura, restbeløp og eventuell avtalt tilbakeholdelse | Økonomifunksjon hos partene |
Registrer den faktiske feilmeldingen og tidspunktet. En muntlig beskjed om at «alt er i orden» bør følges av en bekreftelse på at riktig faktura nå er mottatt og kan behandles.
Eksempel med både manglende ordre og omtvistet arbeid
En servicejobb er fakturert med 400 000 kroner før avgifter. Kunden avviser først fakturaen fordi bestillingsreferansen mangler. Etter at referansen er avklart, viser det seg at 360 000 kroner er godkjent, mens 40 000 kroner gjelder et tillegg uten avklart pris.
Dette er to separate saker:
- Rutingfeilen: riktig bestillingsreferanse må komme med på det grunnlaget kunden faktisk skal behandle.
- Tilleggskravet: kontraktsansvarlig må finne bestilling, utført arbeid og prisaksept for de 40 000 kronene.
Et rettet bestillingsnummer gjør ikke tillegget godkjent. Omvendt bør diskusjonen om tillegget ikke skjule status på den ubestridte delen. Avklar med kunden hvordan delene skal behandles etter avtalen, og dokumenter konklusjonen.
Bruk en avviksliste med neste handling
| Sak | Beløp | Bevis som mangler | Neste handling |
|---|---|---|---|
| Ordrenummer | Gjelder hele fakturaen | Kundens bekreftede bestilling | Bestiller bekrefter referanse og mottakssted |
| Tilleggsarbeid | 40 000 kr | Prisaksept eller avtalt beregningsgrunnlag | Kontraktsansvarlig følger endringsreferansen |
| Godkjent del | 360 000 kr | Bekreftet behandlings- og betalingsstatus | Økonomi følger opp kunden |
Ikke summer «hele fakturaen» og tillegget til en større eksponering enn kravet. Totalen er fortsatt 400 000 kroner. Avvikslisten beskriver hindringene, ikke nye inntekter.
Rett uten å opprette to krav for samme jobb
Avklar om kunden trenger en dokumentert ny innsending, et vedlegg, en korreksjon eller en kreditnota med nytt fakturagrunnlag. Behold original fakturareferanse og følg regnskapsrutinene for korreksjon. En kopi med nytt nummer er ikke en nøytral måte å prøve igjen på.
Merk hvilket forsøk som faktisk er mottatt. Dersom to overføringer fikk ukjent utfall, kontroller kundens mottak før en tredje sending. Ta vare på mottakskvitteringen, men skill den fra kundens kommersielle godkjenning.
Oppdater kontantplanen og restsaldoen
Hvis kunden betaler 360 000 kroner, matches dette mot fakturaen slik at 40 000 kroner står igjen med riktig saksstatus. Ikke før hele fakturaen som oppgjort og samtidig opprett et nytt løst krav for tillegget.
Vis den omtvistede delen som usikker i kontantplanen frem til det finnes et bedre grunnlag for dato og beløp. Det er forskjell på at en faktura har forfall, at kunden har mottatt den, og at betaling er bekreftet.
Fjern årsaken før neste fakturakjøring
Legg nødvendige kundereferanser inn i arbeidsordren før timer og materiell samles. La kundens godkjenner fremgå av jobben, og følg endringer mens arbeidet pågår. En liste over avvisningsårsaker per kunde viser om problemet skyldes én manglende opplysning som kan kreves ved registrering, eller et kontraktsavvik som må løses før mer arbeid bestilles.