Finn svaret på siden
Et gjennomgående eksempel
En leverandør skal utføre en avgrenset vedlikeholdsjobb på en rigg. Avtalt ramme i dette eksemplet er 500 000 kroner før avgifter, inkludert fast mobilisering på 80 000 kroner. Timearbeid og deler følger dokumenterte satser innenfor rammen. Beløpene er illustrasjoner.
| Trinn | Hva må være avklart? | Hva stopper neste steg? |
|---|---|---|
| Bestilling | Kunde, omfang, ramme og referanse | Uklart ansvar for deler |
| Mobilisering | Avtalt start og leveringsbevis | Manglende aksept av fastbeløp |
| Utførelse | Timer, materiell og hendelseslogg | Ubehandlet endringsordre |
| Kundegodkjenning | Hvem kan signere grunnlaget? | Manglende time- eller sluttsignatur |
| Faktura | Samsvar med bestilling og aksept | Ramme overskredet uten godkjenning |
| Sluttoppgjør | Innbetaling, tilbakehold og åpne krav | Restkostnader ikke registrert |
Når registrert arbeid og innkjøp nærmer seg rammen, må prosjektleder se utført og forpliktet kostnad, ikke bare bokførte fakturaer. En del bestilt før månedsskiftet kan være vesentlig selv om fakturaen kommer senere.
Avslutt både operativt og økonomisk
Teknisk ferdig betyr ikke økonomisk ferdig. Lag en avslutningsliste med ikke-fakturerte timer, åpne bestillinger, returnert utstyr, kundens tilbakehold og omtvistede beløp. Sett dato og ansvarlig på hver restpost.
Hold det siste fakturagrunnlaget låst. Senere korreksjoner får egen referanse og godkjenning. Da kan en etterfakturering forklares uten at det opprinnelige oppdraget omskrives.
Følg rammen med en fakturabro
I eksemplet er avtalt ramme 500 000 kroner. Anta at 80 000 kroner i mobilisering allerede er fakturert, 300 000 kroner i timearbeid er godkjent, og 40 000 kroner fortsatt venter på avklaring. Beløpene er uten avgifter.
| Status | Beløp | Behandling i oppfølgingen |
|---|---|---|
| Allerede fakturert mobilisering | 80 000 | Knyttes til faktura og betaling |
| Godkjent, ikke fakturert arbeid | 300 000 | Neste fakturagrunnlag |
| Utført arbeid under avklaring | 40 000 | Egen sak, ikke skjult i godkjent grunnlag |
| Ubrukt del av rammen før avklaring | 120 000 | 500 000 − 80 000 − 300 000 |
Den ubrukte rammen på 120 000 kroner er ikke en forventet inntekt. Arbeidet må fortsatt være levert og ha riktig avtalegrunnlag. Hvis de 40 000 kronene godkjennes innenfor rammen, gjenstår 80 000 kroner. Dersom de gjelder arbeid utenfor rammen, trengs en endring i stedet for bare en fakturalinje.
Ikke bland klar til faktura med betalt
En godkjent timeliste kan fortsatt bli liggende uten kundens ordrenummer. En korrekt faktura kan bli delbetalt. Hold leveranse, kundegodkjenning, faktura og betaling som egne statuser med dato og ansvarlig.
Ved tilbakehold bør saken vise hvilket vilkår som må være oppfylt for å kreve restbeløpet, hvem som fremskaffer dokumentasjonen og forventet neste oppfølging. Da blir ikke sluttoppgjøret en vanlig forfalt faktura uten forklaring.
Bruk avslutningen i neste tilbud
Sammenlign kalkulert og faktisk mobilisering, timer, utstyr og leverandørkostnad. Noter hvilke mangler som skyldtes tilbudet og hvilke som skyldtes utførelsen. Én ekstra returreise kan være en bedre forklaring på marginavviket enn en generell kommentar om høyere reisekostnad.
Se forventet sluttmargin mens det fortsatt er mulig å påvirke jobben.
En avvist faktura trenger egen oppfølging etter at jobben er levert. Guiden om avvist servicefaktura viser hvordan godkjent beløp, tilleggskrav og mottaksstatus følges hver for seg.
Før bestillingen kommer på plass, bruk tilbudsguiden. Den gir prosjektleder et grunnlag å videreføre fra første arbeidsdag.