Finn svaret på siden
Del kontrollen i tre
| Kontroll | Eksempel på ansvar | Dokument |
|---|---|---|
| Teknisk mottak | Kvalifisert fagansvarlig | Godkjent leveranse eller milepæl |
| Kommersiell aksept | Kontraktsansvarlig | Bestilling, rate og endring |
| Økonomisk kontroll | Økonomifunksjon | Periode, dimensjoner og betalingsgrunnlag |
Et illustrativt eksempel: arbeidsordren er på 800 000 kroner. Leverandøren fakturerer 850 000 kroner og viser til et tillegg som er teknisk utført, men ikke kommersielt godkjent. Mottaksbekreftelsen alene dokumenterer ikke aksept av den høyere prisen. Hold tillegget i en avvikskø med ansvarlig.
Behold koblingen til avtalen
Krev arbeidsordre, sted eller anlegg, periode, relevant milepæl, eventuell endringsreferanse og godkjenner. Hvis en faktura gjelder flere arbeidsordrer, må fordelingen følge et dokumentert grunnlag. En standard prosentfordeling er bare egnet når den faktisk beskriver leveransen.
Avstem bestillingsrest og mottatt, ikke fakturert arbeid ved månedsslutt. Store etterslep skal være synlige før rapporten låses. Ikke la samme arbeid inngå både som faktura og som en uendret avsetningspost.
Avslutt med et kontrollspor
Arkiver godkjent faktura sammen med referanser til leveranse og kontrakt. Begrens vedleggene til det økonomifunksjonen trenger; detaljerte operative data kan ligge i fagets system med kontrollert tilgang.
Avstem mottak, faktura og bestillingsrest i samme arbeidsordre
Følg først arbeidsordren på 800 000 kroner frem til et tidspunkt før sluttfakturaen i åpningseksemplet. Ved denne månedsslutten er arbeid tilsvarende 500 000 kroner bekreftet mottatt innenfor denne ordren. Av dette er 350 000 fakturert og kontrollert, mens 150 000 gjelder mottatt arbeid uten faktura. Resterende bestilt arbeid er 300 000 kroner. Beløpene er illustrative og uten avgifter.
| Del av arbeidsordren | Beløp | Hva dokumenterer statusen? |
|---|---|---|
| Fakturert mottatt arbeid | 350 000 kr | Faktura koblet til bekreftet mottak |
| Mottatt, ikke fakturert | 150 000 kr | Mottaksgrunnlag og beregnet rate |
| Ikke utført bestillingsrest | 300 000 kr | Bekreftet restomfang i ordren |
| Forventet kostnad innenfor ordren | 800 000 kr | 350 000 + 150 000 + 300 000 |
Ordren på 800 000 er kontrollrammen, ikke en kostnad som skal legges oppå de tre linjene. Mottatt arbeid er samlet 500 000. Bestillingsresten på 300 000 skal heller ikke bli en ekstra avsetning for allerede utført arbeid.
Vis dato og leveranseomfang ved hvert mottak. «60 prosent ferdig» er for lite dersom fakturaen gjelder andre aktiviteter enn dem som er mottatt. Del grunnlaget etter ordreposisjon eller en annen dokumentert leveranseinndeling.
Når én faktura dekker både gammelt og nytt arbeid
Senere kommer en faktura på 210 000 kroner. Den gjelder 150 000 av arbeidet som allerede lå i mottatt, ikke fakturert, og 60 000 nytt arbeid utført etter skjæringen. Pris og mengde stemmer med mottakene i dette forenklede eksemplet.
Etter matching er samlet fakturert arbeid 560 000 kroner: 350 000 + 210 000. Det gamle estimatet på 150 000 er erstattet, og bestillingsresten faller fra 300 000 til 240 000 når nytt arbeid på 60 000 er mottatt. Forventet total er fortsatt 560 000 + 240 000 = 800 000 kroner.
Behold perioden for de to leveransene selv om de står på samme faktura. Å legge hele fakturaen på toppen av tidligere kostnad og et uendret estimat ville telt de første 150 000 to ganger. Regnskapsfører bruker mottaks- og periodegrunnlaget til å vurdere den konkrete behandlingen.
La uavklart tillegg følge både sak og prognose
Tillegget på 50 000 kroner fra åpningseksemplet ligger utenfor den godkjente ordren. Hvis arbeidet faktisk er utført og forventes å koste dette beløpet, må eksponeringen være synlig mens den kommersielle avklaringen pågår. Prognosen med tillegget blir da 850 000 kroner, selv om bestillingsrammen fortsatt er 800 000.
Registrer hva som er levert, hvorfor det var utenfor ordren, hvem som kan avklare pris og hvilket beløp som vurderes. Det er verken riktig å skjule eksponeringen fordi bestillingen mangler, eller å godkjenne pris bare fordi teknisk mottak er bekreftet. Skill betalingsgodkjenning fra prognosen og regnskapsvurderingen.
Hvis fakturaen på 850 000 gjelder hele jobben ved slutt, skal den matches mot alle tidligere delgrunnlag. Er den et krav om ytterligere 850 000 etter delbetalinger, er det en annen situasjon som må avklares. Fakturaens omfang og om den viser total eller rest må derfor fremgå.
Bruk investeringsprognosen når arbeidsordren inngår i et større anlegg. Ved periodeslutt må årsavslutningsgrunnlaget gjøre det mulig å følge samme leveranse uten at kostnaden telles to ganger.